Forhandling: Kulturelle forskelle mellem danske og svenske forhandlere

“Inden jeg begav mig ind i fusionsarbejdet som senere resulterede i Nordea, troede jeg at den største forskel mellem danskere og svenskere var sproget. Nu ved jeg, at det er den eneste lighed”, sagde Peter Lybecker fra Nordea i Danmark i 2006 i bogen “Når vikinger slås.”

Der er altså kulturelle forskelle på Danmark og Sverige – men hvilke. På baggrund af undersøgelser fra Geert Hofstede og Exportrådet i Sverige, har jeg forsøgt at beskrive dem. Beskrivelsen skal bruges til at undersøge, hvordan forskellene giver problemer, når danskere og svenskere forhandler med hinanden.

Men jeg vil gerne have indspil fra virkeligehen, så hvis du har et bud, så send mig en mail på jacob @ talegaver.dk eller svar her:

Konklusioner på dansk / svenske forskelle
På baggrund af undersøgelser, mine egne erfaringer og tilbagemeldinger fra den del af mit netværk, som har erfaringer med både svensk og dansk kultur, vil jeg herefter i overordnede kasser beskrive de væsentligste kulturelle forskelle mellem danskere og svenskere, som får / har betydning i forhandlingssituationen.

Forhandlingsstilen: Den uformelle dansker og den formelle svensker
Den korrekt klædte, formelle svensker er ikke en myte. Svenske forhandlinger er mere professionalisererde end danske. Derfor bliver de svenske forhandlere ikke personlige og viser ikke følelser. Man skal dog ikke tage fejl; svenske forhandlere værdsætter i høj grad relationen. Faktisk i lige så høj grad som danskere (et af de områder, hvor de to kulturer faktisk er helt ens). Målsætningen med en forhandling for danskere og svenskere er i lige så høj grad at bygge en relation, som at skrive en kontrakt, viser undersøgelsen fra Exportrådet.

Den danske forhandlingsstil er derimod langt mere uformel. Danske forhandlere forsøger hurtigt at opnå den personlige relation – blandt andet ved at holde en fri omgangstone og vise følelser.

Perspektivet i forhandlingen
Lad os tage en beslutning og komme videre til den næste forretning. Sådan tænker danske forhandlere. De er kortsigtede og har ingen problemer med at løbe risici – i hvert fald ikke set i forhold til deres svenske modparter. Forretningsverdenen opfattes i virkeligheden som en evig forhandling, hvor man kan ændre præmisserne, når verden ændrer sig. Derfor er der ingen grund til at bruge lang tid på at undersøge alting i bund, siger danskerne, og indgår en generel kontrakt. Men det betyder også, at danskerne har en tendens til at knuselske deres første ide / indskydelse, og dermed ikke åbner muligheder for at få alle de andre gode input.
Svenskerne derimod tænker langsigtet og strategisk. Aftaler skal være holdbare også lang tid fra nu. Derfor er svenskerne langt mere grundige i forhandlingssituationen, de foretager analyser og undersøgelser – både alene og sammen med den anden forhandlingsdelegation. Svenskerne indgår derfor også langt mere detaljerede kontrakter, end danskere.

Eksempel: I efteråret 2008 forhandlede Valad Property Group outsourcing af property management i henholdsvis Danmark og Sverige. I Danmark blev man hurtigt enige på det overordnede plan med to parter. En kontrakt blev skabt, som i forholdsvis generelle vendinger – og med 6 måneders opsigelse – beskrev den opgave, som de to virksomheder skulle udføre. Herefter mødtes direktørerne for de forskellige firmaer, så hinanden i øjnene… og skrev under. I Sverige tog forhandlingerne derimod udgangspunkt i et paradigme fra den svenske brancheorganisation. Et dokument over mere end 20 sider, som beskriver alle tænkelige property management ydelser i et afkrydsningsskema. Dette blev udgangspunktet for kontrakten.

Samspillet med omverdenen
Når en dansker sætter sig til forhandlingsbordet, vil han normalt have et forhandlingsmandat med sig hjemmefra. I det omfang, han holder sig indenfor dette mandat, vil han kunne tage en beslutning på stedet. Det hænger sammen med den korte magtdistance, den store individualisme, kortsigtetheden og ikke mindst den autoritære styring af forhandlinger i Danmark. Begrebet autoritær har umiddelbart nogle konnotationer, som er farlige. Det er vigtigt at gøre sig klart, at autoritært her ikke benyttes som et negativt begreb. Autoritært skal forstås som modsætning til konsensus – danskerne stiller altså med én beslutningstager.
Den interne svenske beslutningsstruktur, derimod, er langt mere konsensusorienteret, og en svensk forhandler vil derfor i højere grad skulle søge denne konsensus internt i sit forhandlingsteam eller endog sin virksomhed, før han kan træffe en beslutning.

Beslutningshastighed
Danskere tager hurtige beslutninger, mens svenskere tager grundige beslutninger. Egentlig er der ikke tale om et selvstændigt punkt – mere en konsekvens af de forhold, jeg har beskrevet i dette afsnit. Jeg har alligevel taget det med her, fordi det giver nogle konsekvenser i forhandlingsforløbet, som det er værd at forholde sig til selvstændigt.

En aftale er en aftale
”En aftale er en aftale,” hedder et dansk begreb. Men sådan opfatter svenskere bare ikke danske forhandlere. Danske forhandlere har nemlig en tendens til hele tiden at genforhandle. Det skyldes dels, at danskere er forholdsvis kortsigtede, og at de foretrækker generelle kontrakter frem for detaljerede. Det betyder heller ikke så meget for danskerne at arbejde under usikkerhed og risiko. Alt det tilsammen betyder, at danskerne betragter en aftale som et udgangspunkt for et samarbejde. De overordnede linier er på plads, og så finder vi ud af det derfra, siger danskeren.

Svenskerne derimod vil hele tiden forholde sig til kontrakten eller aftalen. Det er den detaljerede kontrakt, som er udgangspunktet for alting – det er jo det, vi er blevet enige om. Problemet for svenskerne er, at hvis forhandlerne lige pludselig bliver enige om noget andet, skal man igen søge konsensus i baglandet, ligesom det bliver nødvendigt detaljeret at udføre undersøgelser for at afdække risici. Selv har jeg oplevet det i forbindelse forhandlingerne om outsourcing af Valads property management i Sverige. Partneren insisterer på at arbejde med det, som svenskerne kalder fortydningar. Hver gang forhandlingsteamsene mødes har den svenske side fundet et punkt i kontrakten, som ikke er helt tydeligt. Reaktionen på det er endnu flere detaljer i form at et tillæg til kontrakten, som tydeliggør det, forhandlerne tidligere har aftalt. Det giver altid nogle sjove situationer, hvor den danske side forsøger at fjerne fortydningarne igen ved at sige; ”jamen, det står der jo allerede, og vi må finde den løsning, der passer bedst.”

Svenskere og danskere ifølge Exportrådet

Du kan se den undersøgelse fra Exportrådet, som omtales, her.
Denne post hænger sammen med denne her om samme emne.

I sin research report: Ten ways that culture affects negotiation style: Some survey results, opstiller Jeswald W. Salacuse ti faktorer, som giver kulturelle forskelle i forhandlingsprocessen. Alle faktorerne består af et kontinuum af muligheder fra den ene yderlighed i spektret til den anden. De fleste vil ligge et eller andet sted på dette kontinuum.
Salacuse opstiller en række dimensioner, som du kan se i rapporten fra Exportrådet her:

Ligesom hos Hofstede er der tale om selv-rapporteringsundersøgelser. Salacuse undersøger hverken Danmark eller Sverige, men hans undersøgelse indikerer, at de ti faktorer rent statistisk kan fungere i forbindelse med en beskrivelse af nationers forhandlingsstil (Salacuse 1998 p 237). Der er imidlertid tale om en meget begrænset undersøgelse af 310 personer fordelt på 12 lande.

Derfor satte en forskergruppe sig for at bekræfte eller afkræfte resultaterne i en undersøgelse af fem lande med større population i: ”Cultural tendencies in negotiation: A comparison of Finland, India, Mexico, Turkey and the United States” (Metcalf et al 2006). Her undersøges altså heller ikke forskellene mellem Danmark og Sverige, men undersøgelsen bekræfter, at ”…cross-national variation in negotiation tendencies can be identified.” (Metcalf et al 2006 p 393).

Derfor benyttede det svenske Exportrådet i 2007 denne Metcalf’ske metodologi i en undersøgelse af ”..svenska dotterbolag i Danmark med avseende på skillnader i förhandlingsstil.” Undersøgelsen er besvaret af 126 chefer i svenske datterselskaber i Danmark. De er blevet spurgt om deres opfattelse af forskellen mellem svensk og dansk forhandlingsstil. Der er altså ikke længere tale om selvrapportering. Til gengæld er det 126 respondenter, som må siges at have et godt indblik i forskellene på Danmark og Sverige.

Igen viser undersøgelsen, at dansk og svensk kultur – her forhandlingskultur – på mange måder minder om hinanden. Derfor vil jeg i det følgende fokusere på de punkter, hvor vi reelt er forskellige.

Først og fremmest drejer det sig om forhandlingsstil. Her drejer det sig om den måde, man interagerer med sine med- og modspillere ved forhandlingsbordet (Salacuse 1998 p. 228). Danskerne er uformelle, hvor svenskerne er formelle i deres måde at forhandle på. Den uformelle forhandler tiltaler sig modpart frit, fortæller anekdoter og vittigheder og søger at udvikle et personligt og venskabeligt forhold. I modsætning til den formelle forhandler. Den uformelle stil sammen med de hurtige beslutninger hos danskerne er formentlig med til at understrege svenskerne opfattelse af danskere som useriøse. Omvendt betyder den formelle svenske stil kombineret med den længere og mere undersøgende stil formentlig, at danskerne opfatter svenskere som ubeslutsomme og kedelige.

Samtidig er der stor forskel på de to landes kommunikationsstil. Som det også blev antydet af den mere maskuline danske kultur, er danskere således ifølge undersøgelsen mere direkte i deres kommunikationsstil end svenskerne, som beskrives som komplicerede og indirekte i deres stil. Det betyder, at svenskerne i højere grad skal analyseres af deres danske modparter, fordi de kommunikerer med referencer, metaforer, gestik og lignende mere indirekte former (Salacuse 1998 p. 230). Dette hænger i øvrigt formentlig tæt sammen med det formelle i svenskernes forhandlingsstil.

Også i den samme retning taler, at der er en vis forskel på, om danske og svenske forhandlere viser følelser. Det er sådan, at danskere i højere grad gør brug af følelser i forhandlingssituationen end svenskerne.

Når det kommer til kontrakten, bruger danskere helt generelle kontrakter, mens svenskerne er mere detaljerede. Det hænger formentlig sammen med, at svenskerne – som Hofstede viser det – er mere langsigtede og søger mod at undvige usikkerhed. Modsat ser danskerne mere kontrakten som en kortsigtet løsning – uagtet dens løbetid. Hvis situationen ændrer, kan den jo laves om eller rettes til. Hvis vi er enige om det overordnede samarbejde, finder vi en løsning henad vejen, vil en dansker formentlig mene.

Når Hofstede taler om at undvige usikkerhed, taler han ikke nødvendigvis om risikoaversion. For ham forholder risiko sig til usikkerhed, som frygt til angst. Frygt og risiko retter sig således mod noget specifikt, mens angst og usikkerhed er noget mere generelt (Hofstede 2001 p. 148). Derfor kan man ikke med Hofstede sige, at danskerne er mere risikovillige i forhandlinger end svenskerne. Men det kan man med Exportrådets undersøgelse. Ifølge den er danskerne nemlig betydeligt mere risikovillige end svenskerne. Igen passer det godt i et billede, hvor svenskerne arbejder langsigtet med deres industrivirksomheder, mens danskerne hurtigt er videre til nye aftaler, som enten giver overskud eller underskud.

Slutteligt bekræfter undersøgelsen også de mere anekdotiske beretninger om, at svenskerne er mere konsensusøgende i deres beslutningsproces. Dette hænger godt sammen med både magtdistancen og de feminine dimensioner i svensk kultur.

Hovedkonklusionerne i denne undersøgelse er altså:
• At svenskerne vitterligt er mere langsigtede og mindre risikovillige end danske forhandlere. Det står i skarp kontrast til dansk fleksibilitet og villighed til at løbe risiko.
• Svenskerne arbejder med detaljerede kontrakter, mens danskerne mere ser kontrakten som en guide for et fremtidigt samarbejde.
• I selve forhandlingssituationen virker svenskerne mere professionelle end danskerne, som i højere grad er personlige og viser følelser.
• Danskerne styrer forhandlinger autoritært og kan dermed tage hurtige (og ifølge svenskerne uigennemtænkte) beslutninger, mens svenskerne i højere grad søger konsensus i baglandet.